Hier die wesentlichen Bestandteile, die in keiner Rechnung fehlen dürfen:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem Rechnungsaussteller erteilte Steuernummer oder die erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. jede Rechnung braucht eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird,
5. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. es muss der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung drauf stehen;
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, also die Nettopreise für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. und in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, z.B. bei Provisionsgutschriften, muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten.
Und was passiert, wenn eine dieser Pflichtangaben fehlt?
Hierbei gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Sind die in Rechnungen angegebene Steuernummer oder USt-IdNr. und die Rechnungsnummer falsch und konntest du das bei der Rechnungsprüfung nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.
Für die übrigen nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben hat der Rechnungsempfänger dagegen die inhaltliche Richtigkeit der Angaben zu überprüfen, z. B. ob es sich bei der ausgewiesenen Steuer um eine gesetzlich geschuldete Steuer handelt.
Bei unrichtigen Angaben (z. B. in einer Rechnung enthaltene Rechenfehler, unrichtige Angabe zu Entgelt, Steuersatz oder Steuerbetrag) entfällt der Vorsteuerabzug.
Ungenauigkeiten (z. B. bei Schreibfehlern im Namen oder Anschrift des Leistenden oder des Leistungsempfängers bzw. in der Leistungsbeschreibung) führen nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn trotzdem eine eindeutige und unzweifelhafte Identifizierung der am Leistungsaustausch Beteiligten, der Leistung und des Leistungszeitpunkts möglich ist und wenn die Schreibfehler nicht sinnentstellend sind.
Der Vorsteuerabzug ist jedoch dann nicht möglich, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer gesetzlich nicht geschuldet hatte. Dies ist der Fall bei zu hohem Steuerausweis (z. B. bei steuerfreier Leistung oder nicht steuerbarer Geschäftsveräußerung im Ganzen gem. § 1 Abs. 1a UstG; und beim unberechtigten Umsatzsteuerausweis durch Nichtunternehmer.