News: Ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg

Jeder Bewirtungsbeleg bis 250 € muss folgende Bestandteile enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,
5. den anzuwendenden Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Eine Rechnung über eine Bewirtung, die keine Kleinbetragsrechnung mehr ist, muss dagegen alle(!) folgenden Angaben enthalten, damit Sie sie steuerlich verwenden können:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift der Gaststätte (= leistender Unternehmer).
2. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts.
3. Fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.
4. Rechnungs- und Leistungsdatum: Für den Betriebsausgabenabzug muss auch der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
5. Leistungsbeschreibung: Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände sowie Umfang und Art der sonstigen Leistung müssen in der Rechnung enthalten sein. Die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden. Der Preis (mit Umsatzsteuersatz) für die einzelnen Gerichte und Getränke muss in der Rechnung enthalten sein (der Gesamtbetrag allein ist nicht ausreichend).
6. Brutto-Rechnungsbetrag: bei einem Brutto-Rechnungsbetrag über 250 Euro müssen noch der Netto-Betrag, der anzuwendende Steuersatz und der auf diesen Betrag entfallende Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen werden.

Hinweis

Es ist nicht erforderlich, dass diese geforderten Angaben in einem einzigen Dokument enthalten sind. Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Pflichtangaben insgesamt ergeben.

Ein von Ihnen als Gastgeber zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch maschinell erstellte elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, kann der Nachweis z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg quittiert wird. Bei einem Trinkgeld bis zu 10 % des Rechnungsbetrags erkennt das Finanzamt auch einen Eigenbeleg an, d. h., Sie können selbst den gegebenen Betrag auf dem Gaststättenbeleg eintragen.

TSE-Daten: Findet die geschäftlich veranlasste Bewirtung in einem Restaurant statt, welches ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht mit der Folge, dass die solchermaßen ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind.

Sie als bewirtender Steuerpflichtiger dürfen (nach Auffassung der Finanzverwaltung) immer dann auf die Richtigkeit der vom Restaurant maschinell ausgestellten Bewirtungsrechnung vertrauen, wenn diese die nachfolgenden Angaben enthält:

• Transaktionsnummer,
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Diese Angaben können auch in Form einer „Quick Response“, also eines QR-Codes, dargestellt werden.

Fällt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus, muss das Restaurant den Ausfall auf dem Beleg ausweisen oder zumindest sichtbar machen.

Hinweis

Die genannten Anforderungen gelten auch bei Bewirtungen im Ausland. Sie können aber auch glaubhaft machen, dass Sie keine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung erhalten konnten. In einem solchen Ausnahmefall erkennt die Finanzverwaltung die ausländische Rechnung auch dann an, wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, müssen Sie glaubhaft machen (können), dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht (BMF-Schreiben vom 30.06.2021 – IV C 6 – S 2145/19/10003:003).

Wenn Sie wollen, dass das Finanzamt Ihre Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben akzeptiert, sind Sie noch zeitnah zu weiteren Angaben verpflichtet, die Sie am besten direkt auf dem Beleg handschriftlich ergänzen.

Sie müssen den Ort, etwa Ihr Büro oder die Gaststätte, in der die Bewirtung stattgefunden hat, mit vollem Namen und voller Adresse, sowie den Tag der Bewirtung und die Teilnehmer – einschließlich sich selbst – namentlich(!) nennen. Ort und Datum ergeben sich bei Bewirtungen in der Gaststätte i. d. R. bereits aus dem Gaststättenbeleg. Die Adressen der Teilnehmer ist keine Pflichtangabe.

Bei der Bewirtung einer größeren Personenzahl, etwa im Rahmen einer Betriebsbesichtigung oder bei vergleichbaren Anlässen, reichen die Zahl der Teilnehmer und eine Sammelbezeichnung für die Personengruppe aus.

Weiter notwendige Angabe auf dem Bewirtungsbeleg ist der Anlass der Aufwendungen. Beim Anlass akzeptiert das Finanzamt in aller Regel keine „Plattitüden“ à la „Kundenpflege“ oder „Arbeitsessen“. Es ist eine möglichst genaue Bezeichnung erforderlich, die den Zusammenhang mit dem geschäftlichen Vorgang oder der Geschäftsbeziehung erkennen lässt (z. B. Abschlussbesprechung Projekt ABC).

Wichtig

Vergessen Sie nicht, sich selbst als Teilnehmer zu benennen. Auch wenn nicht Sie selbst, sondern einer Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Auftrag auf Firmenkosten einlädt, muss er sich als Teilnehmer benennen. Anders ausgedrückt: Der Bewirtende muss sich selbst auch immer als Bewirteten aufführen (BFH vom 18.04.2012 – X R 57/09).