Die Finanzverwaltung hat mit einem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 die Grundsätze für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsbelegen umfassend neu gefasst. An den inhaltlichen Anforderungen hat sich im Grunde nichts geändert:
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Name der Gaststätte)
2. Steuernummer oder UST-ID-Nummer der Gaststätte
3. Ausstellungsdatum
4. Rechnungsnummer
5. Leistungsbeschreibung
6. Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
7. Rechnungsbetrag
8. Name des Bewirtenden
Die Digitalisierung und die Folgen, die sich daraus ergeben, sind der wesentliche Unterschied zu den bisherigen Vorgängerschreiben der Finanzverwaltung. Insbesondere stellt das BMF nunmehr klar, dass Rechnungen und Bewirtungsbelege digitalisiert werden können und Papierbelege nach der Digitalisierung nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Der bewirtete Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.
Die Rechnung über die Bewirtung kann dem Steuerpflichtigen von der Gaststätte bereits in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann der Steuerpflichtige digitalisieren.
Wenn gewährleistet ist, dass die digitale Bewirtungsrechnung mit dem Original übereinstimmt , nicht mehr veränderbar ist und dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllt werden, kann der Papierbeleg vernichtet werden, sofern der Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben wird.