Aufbewahrungsfristen
Geschäftsunterlagen, sei es in elektronischer Form oder auf Papier, müssen bestimmte Zeiträume überdauern. Die Unterscheidung erfolgt in Fristen von sechs und zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht oder die Unterlagen erstellt wurden.
Kürzere Archivierungszeiten für mehr Effizienz
Eine erfreuliche Neuigkeit: Betriebe sollen Buchungsbelege nun nur noch acht Jahre statt bisher zehn Jahre archivieren müssen. Diese Verkürzung der Aufbewahrungsfristen wird vom Bundesfinanzministerium als Beitrag zum Bürokratieabbau begrüßt. Ein Punkt des sogenannten Wachstumschancengesetzes, über das Bund und Länder aktuell noch verhandeln.
Diese Unterlagen können Sie ab 2024 getrost vernichten:
Aufbewahrungsfrist zehn Jahre:
- Buchführungsunterlagen vor 2014
- Registrierkassenberichte bis 2013
- Bücher mit letzten Eintragungen bis 2013
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte vor 2014
Aufbewahrungsfrist sechs Jahre:
- Handels- oder Geschäftsbriefe bis 2017
- Bedeutsame Unterlagen oder Verträge bis 2017
- Versicherungspolicen nach Ablauf, unter Beachtung der Steuerfestsetzungsfristen
Was bleibt unberührt?
Manche Unterlagen dürfen trotz neuer Regelungen nicht vernichtet werden. Das betrifft Dokumente, die von Bedeutung sind für:
- Begonnene Außenprüfungen
- Anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- Schwebende oder erwartete Rechtsbehelfsverfahren aufgrund von Außenprüfungen
- Vorläufige Steuerfestsetzungen
Bleiben Sie informiert und behalten Sie die Fristen im Auge, um Ihr Unternehmen optimal zu organisieren. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte hingegen sind nicht aufbewahrungspflichtig und können bei Bedarf vernichtet werden, ohne dem Außenprüfer oder Steuerfahnder vorgelegt werden zu müssen.
Starten Sie 2024 organisiert und befreit von überflüssigem Papierkram!