Elektronische Rechnung: Unversehrtheit, Echtheit der Herkunft
Grundsätzlich gilt eine Rechnung als echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist.
Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf.
Wenn der Unternehmer diese beiden Punkte nachweisen kann, ist die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Das bedeutet u. a., dass der Unternehmer hieraus die Vorsteuer geltend machen darf.
Die praktikabelste Lösung: ein verlässlicher Prüfpfad = innerbetriebliche Kontrolle als Nachweis
Den Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss der Unternehmer mithilfe eines sogenannten verlässlichen Prüfpfads führen. Ein verlässlicher Prüfpfad ist eine Art innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt.
Im Klartext: Der Unternehmer kontrolliert vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist.
Im Einzelnen bedeutet dies:
- (Leistungs-)Eingangskontrolle
- Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
- Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung
Kaufmännisches Rechnungswesen oder manueller Abgleich
Eine innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren kann der Unternehmer mit einem kaufmännischen Rechnungswesen sicherstellen. Es genügt aber auch, wenn kleine Unternehmen ganz einfach einen manuellen Abgleich vornehmen. Es muss sich nicht um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln.
Innerbetriebliche Kontrolle im Eigeninteresse jedes Unternehmers
Solche mehr oder weniger ausgeprägten Prüfungsstrukturen und -modalitäten sind in der Regel in jedem Unternehmen in irgendeiner Form anzutreffen und mussten im Übrigen auch schon vor der Gesetzeserleichterung für elektronische Rechnungen vorgenommen werden, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen.
Außerdem: Eine solche innerbetriebliche Kontrolle liegt schon allein im Interesse des Unternehmers selbst, um sicherzustellen, dass
- die berechneten Leistungen korrekt in Qualität und Quantität ausgeführt worden sind,
- der Rechnungsaussteller den abgerechneten Zahlungsanspruch zu Recht hat und
- die vom Rechnungsaussteller genannte Kontoverbindung ebenfalls korrekt und zutreffend ist.
Somit erfüllt quasi jeder ordentliche Kaufmann bzw. Unternehmer per se die Nachweispflichten für die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Echtheit der Herkunft.
Keine Dokumentation für Prüfpfad oder innerbetriebliche Kontrolle
Eine zusätzliche Dokumentation hinsichtlich des innerbetrieblichen Prüfpfades ist nicht gefordert. Das Verfahren führt zu keinen neuen Aufzeichnungspflichten.
Quelle: Haufe