Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer steuerbegünstigt einen Werbungskostenersatz der Verpflegungsmehraufwendungen in Verbindung mit Dienstreisen gewähren. Die Verpflegungsmehraufwendungen werden dabei pauschaliert. Bei einer eintägigen Dienstreise im Inland und einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden beträgt der Verpflegungsmehraufwand aktuell 14 € am Tag. Bei mehrtägigen Dienstreisen verdoppelt sich der Betrag im Inland auf 28 € für die Tage, an denen der Mitarbeiter 24 Stunden abwesend war.
Wie sieht es mit der Steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung aus?
Der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Zusätzlich können Sie als Arbeitgeber weitere Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen an die Mitarbeiter zahlen und mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern, was gleichzeitig zu einer Sozialversicherungsbefreiung führt, soweit die Vergütungen die Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen. Mit anderen Worten kann der Verpflegungsmehraufwand zweimal gezahlt werden, einmal steuer- und sozialversicherungsfrei und einmal mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Was sind die Voraussetzungen dafür?
Sobald Dienstreisen mit einer entsprechenden Abwesenheitsdauer vorliegen, kann der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen an jeden Arbeitnehmer auszahlen. Interessant wird diese Möglichkeit natürlich erst bei Arbeitnehmern, die viele Dienstreisen unternehmen, zum einen weil dann höhere Einsparpotentiale bestehen und zum anderen, weil die monatliche Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen planbar ist. Am besten geeignet sind Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben. Bei diesen wird die Abwesenheitszeit nur berechnet nach der Abwesenheit von der Wohnung. Dieses trifft häufig bei Außendienstmitarbeitern, Verkäufern und Arbeitnehmern mit Fahrtätigkeiten zu. Diese Arbeitnehmer sind faktisch täglich auf einer Dienstreise und haben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen. Pauschal können in diesen Fällen monatlich für 15 Tage 14 €, also insgesamt 210 € steuerfrei und noch einmal 210 € pauschal versteuert ausgezahlt werden.
Wie hoch ist der laufende Verwaltungsaufwand für dich als Arbeitgeber?
Die Abwesenheitszeiten müssen am besten vom Arbeitnehmer dokumentiert werden. Somit hält sich der Aufwand für den Arbeitgeber in Grenzen.
Was könnten Einwendungen des Arbeitnehmers sein?
Wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand ersetzt, kann der Arbeitnehmer die Beträge nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Dadurch kann dem Arbeitnehmer ein Nachteil entstehen. Da allerdings jedem Arbeitnehmer ein Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 € zusteht, wirken sich nur die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung aus, die 1.000 € übersteigen. Den Nachteil des Arbeitnehmers kann man berechnen und dem Arbeitnehmer zusätzlich auszahlen. Dieses Vorgehen ist günstig, da es hier zwar nicht zu einer Lohnsteuereinsparung, aber trotzdem zu einer Minderung von Sozialversicherungsbeiträgen kommt. Verdoppelt der Arbeitgeber den Zuschuss und versteuert er diesen mit der pauschalen Lohnsteuer, entstehen sowohl Lohnsteuereinsparungen und Einsparungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen.
Was bringt dieser Lohn-Baustein dem Arbeitgeber?
Wenn Sie dem Mitarbeiter wie im Beispiel 15 Tage á 14 € = 210 € zahlen, sparen Sie gegenüber der Variante „Gehaltserhöhung“ in einer Höhe, dass bei ihm netto 210 € ankommen, sage und schreibe rd. 240 € an Steuern und Sozialabgaben. Das sind im Jahr = 2.880 €. Und wenn Sie als Arbeitgeber freiwillig die Pauschalen verdoppeln, in dem Sie die Verdoppelung der pauschalen Lohnsteuer von 25% unterwerfen, sparen Sie rd. 400 € jeden Monat und somit rd. 4.800 € im Jahr.
Wenn Sie 10 Mitarbeiter im Betrieb beschäftigen, die alle regelmäßig im Außendienst tätig sind, kommen Sie auf satte 48.000 € im Jahr an Einsparpotential!
Überall dort, wo die Voraussetzungen für diesen Baustein erfüllt sind, handelt es sich um den Baustein mit dem größten Einsparpotential.
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