Digitalisierung – Transformation der analogen Prozesse
Bei der Digitalisierung geht es um die Überführung analoger Vorgänge in digitale Abläufe. Vor allem der Informationsaustausch über elektronische Schnittstellen. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche und effiziente Digitalisierung sind für alle Aufgaben gleich.
Die Daten, die verarbeitet werden sollen, müssen digital vorliegen oder leicht zu digitalisieren sein.
• Die Ausgangsdaten der zu digitalisierenden Anwendung müssen digital verwendet werden können.
• Die Entscheidungen während der digitalen Verarbeitung müssen automatisierbar sein.
• Vorteile der Digitalisierung müssen erkennbar sein.
• Das Volumen der zu digitalisierenden Arbeit muss ausreichend sein.
Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht den Datenaustausch
In der Buchhaltung werden viele analoge Dokumente verwaltet. Belege, Rechnungen, Journale und Listen werden erzeugt, bearbeitet und abgelegt. Eine digitale Archivierung dieser Unterlagen spart nicht nur Platz. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird, kann die Verteilung, der Zugriff und die Verarbeitung ansonsten analoger Dokumente auf digitalem Wege erfolgen. Das DMS allein, bringt vielen Unternehmen im Rechnungswesenprozess wesentliche wirtschaftliche Vorteile. Viele weitere digitale Anwendungen im Rechnungswesen und der Buchhaltung als Teil davon können auf diese digitalisierte Grundlage aufbauen.
Digitale Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen werden bei der Fakturierung nicht mehr gedruckt. Sie werden digital an die Empfänger geschickt, meist per E-Mail; am besten im Format ZUGFeRD 2.0 oder als XRechnung.
Digitale Eingangsrechnungen
Wenn die Eingangsrechnungen vom Rechnungssteller digital an die Buchhaltung geschickt werden, können diese schnell und zuverlässig in das DMS integriert werden und fließen im Workflow des DMS Systems durch alle betriebsinternen Kontrollpunkte der jeweiligen Abteilungen und Mitarbeiter.
EDI
Die nächste Stufe ist EDI (Electronic Data Interchange). Dort werden analoge oder digitale Rechnungen gar nicht erst erzeugt, es werden gleich digitale Datensätze zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht. Bei großen Datenvolumina (mehr als 1000 Rechnungen monatlich) ist diese Form des Datenaustausches sehr effizient und kostensparend für beide Seiten.
Online-Banking
Online-Banking wird heute bereits fast jede Buchhaltung nutzen. Zu groß ist der Vorteil der schnellen Information und der einfache Geldtransfer.
Verbuchung der Bankkontoauszüge
Die täglichen Auszüge der Bankkonten liegen durch Online-Banking digital vor. Die manuelle Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen wird durch eine digitale Automatik ersetzt. Die Softwareprogramme sind heute schon „lernende“ Programme, die Buchungsvorschläge erzeugen.
Elektronische Rechnungsprüfung
Digitale Eingangsrechnungen werden über den Workflow im DMS zur ebenfalls digitalen Genehmigung verteilt.
Elektronische Spesenabrechnung
Durch elektronische Spesenabrechnung kann die Arbeit beim Ersteller und in der Buchhaltung unterstützt werden.
Informationsaustausch
Banken, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer benötigen für ihre Aufgaben wesentliche Informationen aus der Buchhaltung, Gesellschafter wollen regelmäßig informiert werden. Die Inhalte des Informationsaustausches können digital zur Verfügung gestellt werden.
Schätze der Digitalisierung suchen und heben
Diese Darstellung vermittelt einen Überblick in die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung im Rechnungswesen, insbesondere der Buchhaltung als Teil davon. Es lohnt sich, viele dieser Optionen zu realisieren und die verborgenen Schätze im eigenen Unternehmen zu suchen und zu heben. Es lohnt sich auch, dies systematisch zu tun. Einzelne Insellösungen sind schnell geschaffen, liefern auch gute Ergebnisse. Doch sie können die weitere Nutzung der Digitalisierung behindern oder bessere Ergebnisse liefern, wenn sie in eine Gesamtlösung eingebettet werden.
(Quelle: HAUFE Steuern & Buchhaltung)