Was ist ein Kleinunternehmer?
Laut § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) handelt es sich dabei um Unternehmer, die nach der alten, bisherigen Regelung einen Umsatz von höchstens 22.000 Euro hatten und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro umsetzen. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, müssen dafür aber auf Vorsteuerabzüge verzichten. Aber ab dem 1. Januar 2025 ändert sich einiges!
Was genau ändert sich nun für Kleinunternehmer?
Hier die wichtigsten Punkte:
2. Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung (national)
2.1 Umsatzgrenzen
- Bis Ende 2024 gilt: Ein Umsatz von höchstens 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro im laufenden Jahr.
- Ab 2025: Die Umsatzgrenze des Vorjahres steigt auf 25.000 Euro, die Grenze im laufenden Jahr bleibt bei 100.000 Euro.
Beispiel:
Ein Unternehmer erzielt 2024 einen Umsatz von 23.000 Euro. 2025 bleibt er Kleinunternehmer, da die neue Grenze bei 25.000 Euro liegt. Überschreitet er im August 2025 die 100.000-Euro-Grenze, fällt er ab diesem Zeitpunkt in die Regelbesteuerung.
2.2 Regelungen bei neuen Unternehmen
Für neu gegründete Unternehmen gibt es keine Hochrechnung des Umsatzes auf ein volles Jahr. Somit gelten sie zunächst als Kleinunternehmer, bis die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Gründungsjahr überschritten wird.
Beispiel:
Ein Unternehmen wird im Dezember 2024 gegründet und erzielt noch 24.000 Euro Umsatz. Es bleibt 2025 zunächst Kleinunternehmer, überschreitet jedoch im Februar 2025 die 100.000-Euro-Grenze. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Regelbesteuerung.
2.3 Einheitlichkeit des Unternehmens
Zur Berechnung des Umsatzes wird das gesamte Unternehmen betrachtet, unabhängig davon, ob es aus mehreren Tätigkeitsbereichen besteht.
Beispiel:
Ein Unternehmer betreibt einen Online-Shop mit 8.000 Euro Umsatz und ist gleichzeitig selbstständiger Rechtsanwalt mit 200.000 Euro Umsatz. Er überschreitet die Gesamtsumme von 208.000 Euro und kann die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen.
3. Rechnungsstellung für Kleinunternehmer ab 2025
Was muss eigentlich auf einer Ausgangsrechnung eines Kleinunternehmers stehen?
3.1 Pflichtangaben auf Rechnungen
Kleinunternehmer müssen ab 2025 folgende Angaben auf ihren Rechnungen machen:
- Vollständiger Name und Adresse von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer (Netto)
- Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Hinweis: Eine falsche Angabe von Umsatzsteuer in der Rechnung kann zu Nachteilen führen, dann musst du nämlich die zu Unrecht ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abführen.
4. Welche grenzüberschreitenden Neuregelungen gibt es ab 2025, also für alle die als Kleinunternehmer international tätig sind?
4.1 Einführung des besonderen Meldeverfahrens nach § 19a UStG
Ab 2025 können Kleinunternehmer die Regelung grenzüberschreitend innerhalb der EU nutzen, solange sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Der Gesamtumsatz aller Mitgliedstaaten liegt unter 100.000 Euro.
- Du meldest diese Umsätze quartalsweise beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Vorteile:
- Du musst dich nicht in jedem EU-Staat separat registrieren.
- Deine Umsätze bleiben steuerfrei.
Meldeprozess:
- Beantragung der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beim BZSt.
- Quartalsweise Meldung der Umsätze über eine digitale Schnittstelle.
- Meldung bis zum Ende des Monats nach Quartalsende.
Beispiel:
Ein deutscher Fotograf arbeitet in Frankreich und Spanien. Mit einem EU-weiten Umsatz von 90.000 Euro bleibt er unter der 100.000-Euro-Grenze und kann die Kleinunternehmerregelung nutzen.
4.2 Vorsteuerabzug und EU-Umsätze
- Für Einkäufe im Zusammenhang mit steuerfreien EU-Umsätzen bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
- Dies gilt sowohl für nationale als auch internationale Vorleistungen.
Beispiel:
Ein Unternehmer kauft in Deutschland Material für einen steuerfreien Auftrag in Schweden. Die Vorsteuer aus dem Materialkauf kann nicht geltend gemacht werden.
5. Welche Steuererklärungen muss ein Kleinunternehmer überhaupt abgeben und welche Meldepflichten gelten?
5.1 Nationale Steuererklärungen
Kleinunternehmer müssen in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Jahressteuererklärungen abgeben, außer bei bestimmten Sonderfällen wie:
- Bei Innergemeinschaftlichen Erwerben oder
- Beim Reverse-Charge-Verfahren (z. B. bei Leistungen aus dem Ausland)
5.2 Besondere EU-Meldepflichten
Wenn du das Meldeverfahren nach § 19a UStG nutzt, gelten diese Anforderungen:
- Quartalsweise Meldung der Umsätze über das BZSt
- Einhaltung der Fristen (z. B. Meldung für Q1 bis Ende April)
- Änderungen der Umsatzgrenze (100.000 Euro) müssen dem BZSt gemeldet werden.
Beispiel:
Ein Unternehmer überschreitet im Juli 2025 die EU-weite Umsatzgrenze. Innerhalb von 15 Werktagen muss er dies dem BZSt melden. Ab diesem Zeitpunkt kann er die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen.
6. Welche Optionen hast du als Kleinunternehmer und welche strategischen Überlegungen solltest du für dich prüfen?
6.1 Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Unternehmer können auf die Regelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Dies ist besonders sinnvoll, wenn du hohe Betriebsausgaben hast und den Vorsteuerabzug nutzen möchtest.
Hinweis:
- Der Verzicht ist fünf Jahre bindend.
- Nach Ablauf dieser Frist kannst du zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren.
Beispiel:
Ein IT-Dienstleister plant größere Investitionen und entscheidet sich für die Regelbesteuerung, um die Vorsteuer zurückholen zu können.
6.2 Abwägung der Vorteile und Nachteile
- Vorteile der Kleinunternehmerregelung: Keine Umsatzsteuerpflicht, einfache Buchhaltung.
- Nachteile: Kein Vorsteuerabzug, neue Meldepflichten ab 2025.
7. Zusammenfassung und Empfehlungen
Die Reform der Kleinunternehmerregelung bringt ab 2025 viele Änderungen mit sich:
- Höhere Umsatzgrenzen erleichtern den Zugang zur Regelung.
- Grenzüberschreitende Anwendung innerhalb der EU bietet neue Chancen, erfordert aber eine gründliche Planung.
- Neue Pflichten wie digitale Rechnungsstellung und EU-Meldeverfahren erfordern eine gute Vorbereitung.
Hier noch ein paar praktische Tipps:
- Überprüfe deine Umsätze regelmäßig, um die Grenzen einzuhalten.
- Nutze digitale Tools, um Rechnungen korrekt zu erstellen.
- Beantrage frühzeitig die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, wenn du international tätig bist.
- Überlege, ob die Regelung zu deinem Geschäftsmodell passt, oder ob ein Verzicht sinnvoll ist.
Mit der richtigen Vorbereitung kannst du die Vorteile der neuen Regelung optimal nutzen und den bürokratischen Aufwand minimieren.