Es gibt zwar immer mehr Steuerberater, die auch digitale Buchhaltung anbieten, einfach weil der Markt das inzwischen vehement verlangt. Es gibt aber auch viele Steuerkanzleien, die keine eigene Digitalstrategie haben und deshalb nur halbherzig an das Thema ran gehen und somit keine echte Unterstützung für ihre Mandanten sind, die sich mit dem Gedanken tragen, die Prozesse von analog auf digital umzustellen.
Leider gibt es auch viele Unternehmer, die diesen über Jahrzehnte gewohnten Prozess nicht ändern wollen und es bisher auch noch nicht geschafft haben, ihr eigenes Rechnungswesen von der Angebotserstellung über den Lieferschein, die Rechnungsstellung, Gutschriften, das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr in einem komplett durchgängig digitalen Workflow umzustellen.
Mit ist klar, solche Prozesse müssen neu gedacht werden, alt Bewährtes und Gewohntes muss aufgegeben werden. Doch wohin geht denn die Reise, wenn wir uns mal umschauen?
Fast jeder hat heute seinen kleinen Mini-Computer, das Smartphone in der Hosentasche und organisiert sein Privatleben und oft auch sein berufliches Leben mit diesem kleinen Teil.
Ich wundere mich umso mehr, wenn Unternehmer das Rechnungswesen nicht umstellen und alle Rechnungen, die sie zum Großteil heute schon digital, meist als pdf erhalten, ausdrucken und abheften, um den Belegordner dann zum Steuerberater zu bringen. Das ist ein absoluter Systembruch! Und genau das muss heute nicht mehr sein.
Also was spricht denn dafür, das eigene Rechnungswesen endlich auf einen digitalen Workflow umzustellen?
- Die Entwicklung zum voll durchgängigen digitalen Rechnungswesen ist nicht mehr aufzuhalten. Die großen Unternehmen haben ihr Rechnungswesen schon seit etlichen Jahren komplett digital umgestellt und verlangen von ihren Zulieferern auch, dass Rechnungen in einem bestimmten Format digital zur Verfügung gestellt werden. Rechnungen in Papierform werden gar nicht mehr akzeptiert.
- Wenn man die eigenen Ausgangsrechnungen schon digital erstellen muss und die Eingangsrechnungen inzwischen auch über 70% in digitaler Form ins Haus flattern, warum sollte man alle diese Rechnungen überhaupt noch ausdrucken?
Übrigens schreiben es die GoBD, also die Grundsätze für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung aller Rechnungswesen relevanten Belege vor, dass originär digitale Belege auch digital aufzubewahren sind. Diese auszudrucken, entspricht bei einer Prüfung nicht den GoBD. Grundsätzlich kein Problem, wenn die Buchführung in Gänze aus Sicht der Finanzverwaltung ohne Fehler ist. Aber wenn der Prüfer das ein oder andere in der Buchhaltung findet, das nicht ordnungsgemäß gelaufen ist, dann fallen auch Verstöße gegen die GoBD ins Gewicht. Und dann kann der Prüfer Hinzuschätzungen treffen, die richtig teuer werden können. Und das will kein Unternehmer wirklich, oder? - Und noch ein weiterer wichtiger Punkt: In Zukunft werden Betriebsprüfungen fast ausschließlich digital ablaufen. Aktuell ist alles noch in einer Übergangsphase. Es gibt Prüfer, die komplett digital prüfen wollen. Aber es gibt auch noch die ältere Generation, die es seit über 30 Jahren gewohnt sind, sich wie eine Papier-Wühlmaus durch Aktenordner zu wühlen und lieber Unterlagen in Papierform auf dem Tisch liegen haben wollen. Doch auch diese Prüfer müssen viele Abläufe inzwischen digital abwickeln und sind somit eine von der Arbeitsweise her aussterbende Spezie. Der Weg zur komplett digitalen Betriebsprüfung ist nicht mehr aufzuhalten!
Alle diese Gründe zeigen ganz klar, in welche Richtung das komplette unternehmerische Rechnungswesen sich entwickeln muss, wenn es noch nicht umgestellt wurde. "Digital first" heißt die Devise!
Welche Vorteile Sie als Unternehmer von dieser Umstellung haben, dazu werde ich Ihnen einige gute Gründe in meinem nächsten Beitrag nennen. Und ich bin sicher, diese Gründe werden Sie überzeugen!
Wir als durchgängig digital aufgestellte Steuerkanzlei begleiten unsere Mandanten auf dem Weg ins vollständig digitale Rechnungswesen. Schritt für Schritt. Mit einer klaren Strategie und klaren Handlungsempfehlungen, so dass die Umsetzung in jedem Fall gelingt.
Wenn Sie das so noch nicht kennen und ein Steuerberaterteam suchen, dass Sie auf diesem Weg begleitet, dann rufen Sie uns an und lassen uns darüber sprechen!