Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland neu geregelt. Dies hat das Bundesministerium für Finanzen mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 festgelegt. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Grundsätzlich müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) als E-Rechnung ausgestellt werden. Klassische Rechnungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, werden als „sonstige Rechnungen“ eingestuft. Dazu zählen Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen.
Ausnahmen gibt es für bestimmte steuerfreie Leistungen (§4 Nr. 8–29 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV) und Fahrausweise (§34 UStDV). In der Zukunft wird zudem eine Pflicht eingeführt, einige Rechnungsdaten elektronisch an ein Meldesystem zu übermitteln.
Was heißt das konkret für Sie?
Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Unternehmer sollten spätestens bis zum 1. Januar 2025 ein E-Mail-Postfach einrichten und Geschäftspartner informieren, über welche Adresse E-Rechnungen empfangen werden können. Sollte dies nicht möglich sein, ist es ratsam, frühzeitig eine alternative Lösung (z. B. ein digitales Rechnungsportal) einzurichten.
Außerdem gilt ab diesem Datum die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze, mit Übergangsregelungen für „sonstige Rechnungen“.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen verschicken, und ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Formate gibt es?
- ZUGFeRD (Factur-X): Ein hybrides Format aus XML-Datensatz und PDF/A. Gut lesbar durch die PDF/A-Datei.
- X-Rechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das vor allem für Geschäfte mit Behörden (B2G) vorgeschrieben ist.
- EDI (EDIFACT): Dieses Format wird künftig ebenfalls als E-Rechnungsformat anerkannt.
Für ZUGFeRD gibt es unterschiedliche Ausprägungen, etwa „Basic“, „Comfort“ und „Extended“. Nur die Ausprägung „Comfort EN 16931“ erfüllt die Mindestanforderungen der europäischen Norm EN 16931.
Beachten Sie, dass ZUGFeRD zum jetzigen Zeitpunkt keine Sammel- oder Abschlagsrechnungen ermöglicht.
Was sollten Sie jetzt schon tun?
Unsere Handlungsempfehlungen
Beim Rechnungsempfang:
1. Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Geschäftspartner.
2. Als Nutzer von DATEV Unternehmen Online aktivieren Sie DATEV Upload Mail oder DATEV Upload Online, um die Rechnungen der Buchhaltung bereit zu stellen.
3. Klären Sie bei anderen Systemen (für alle die DATEV nicht nutzen) mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihre Software X-Rechnungen ab 2025 empfangen und sicher speichern kann.
Bei Rechnungsstellung:
1. Kunden analysieren: Verkaufen Sie an Unternehmen (B2B), Privatpersonen (B2C) oder Behörden (B2G)?
2. Passendes Format wählen: Für Geschäfte mit Behörden (B2G) ist das X-Rechnungsformat verpflichtend.
3. Systeme prüfen: Kann Ihre Software die erforderlichen Formate erstellen? Falls nicht, sprechen Sie mit Ihrem Anbieter, ob Zusatzmodule wie z.B. „DATEV Auftragswesen Next“ nötig sind.
4. Kundendaten aktualisieren: Überprüfen Sie, ob alle Pflichtangaben wie die Buyer-Reference-ID vorhanden sind, wenn Sie Geschäfte mit öffentlichen Einrichtungen (B2G) tätigen.
5. Schulungen: Befassen Sie sich mit diesem Thema, dokumentieren Sie Ihre neuen Prozesse und schulen Sie Ihr Team, um die Anforderungen reibungslos umzusetzen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst aufwendig erscheinen, bringt aber viele Vorteile wie eine schnellere Verarbeitung und der Gesamtprozess ist weniger fehleranfällig.
Doch dazu mehr in einem nächsten Blog-Artikel.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Sprechen Sie uns an!