News: Keine Papier mehr durch Ersetzendes Scannen

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir Sie darüber informiert, welche steuerlich relevanten Unterlagen Sie Anfang 2021 vernichten können. Sehr viele Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre und weniger relevante Unterlagen müssen mind. 6 Jahre aufbewahrt werden. Das ist ein sehr langer Zeitraum, der viel Ressourcen (Aktenordner, Papier, Lagerfläche) kostet und heutzutage nicht mehr zeitgemäß ist.

Was sind die Alternativen? Und was ist Ersetzendes Scannen?

Das Ersetzende Scannen umfasst das Digitalisieren von Papierdokumenten, mit dem Ziel, das gescannte Dokument elektronisch weiterverarbeiten zu können und es auch in dieser Form aufzubewahren.
Im Anschluss an den Scanprozess wird das originale Papierdokument vernichtet.

Welche Vorteile hat das Ersetzende Scannen? 

Der primäre Vorteil ist das Senken Ihrer Kosten. Die Aufbewahrung von Papierunterlagen gehört mit seinen zusammenhängenden Prozessen zu den bedeutendsten Bürokratiekosten eines Unternehmens. Es müssen keine Archivflächen und damit zusammenhängendes Büromaterial mehr zur Verfügung gestellt werden. Vor allem der gesamte Prozess der Ablage und des manuellen Durchlaufs von Dokumenten, entfallen vollständig. Die Auffindbarkeit und Weiterverarbeitung der digitalen Dokumente ist deutlich einfacher, als deren analoge Prozessschritte.

Welche Voraussetzungen müssen für das Ersetzende Scannen erfüllt werden? 

Es ist wichtig, dass das Finanzamt, im Falle einer Betriebsprüfung, mit Ihrer Vorgehensweise des Ersetzenden Scannens einverstanden ist. Dabei gilt es vor allem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten. Dabei sind im Folgenden die drei wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Es muss eine Verfahrensdokumentation für diesen Prozess des Ersetzenden Scannens erstellt werden. Diese muss den gesamten Bearbeitungsprozess lückenlos und transparent dokumentieren. Ohne eine Verfahrensdokumentation, dürfen Papierdokumente nicht vernichtet werden! Wir beraten und unterstützten Sie gerne bei der Erstellung dieser Verfahrensdokumentation.
2. Das gescannte Dokument muss inhaltlich vollständig mit dem Originaldokument übereinstimmen. Alle möglichen Maßnahmen, um diese Übereinstimmung zu gewährleisten, müssen getroffen werden.
3. Das digitalisierte Dokument muss auf dauerhaften Datenträgern gespeichert werden. Die Daten müssen auf diesem Datenträger unmittelbar und jederzeit reproduzierbar zur Verfügung stehen.
   Unsere klare Empfehlung ist der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, in dem die digitalisierten Dokumente zur Verfügung stehen und die darin verwaltet werden.

Was müssen Sie beim Ersetzenden Scannen beachten?

1. Die Dokumentenauswahl: nicht alle Arten von Dokumenten dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden. Über die Schutzbedarfsanalyse des Bundesamtes für die Sicherheit der Informationstechnik (BSI) kann festgestellt werden, welche Dokumente auch weiterhin in Papierform aufzubewahren sind. Es muss immer beachtet werden, dass die Beweiskraft eines Dokuments auf keinen Fall reduziert werden darf. Sobald dies der Fall ist, muss ein Dokument auch nach dem Scanprozess im Original aufbewahrt werden.
2. Die Festlegung des Digitalisierungszeitpunktes: Es empfiehlt sich, die Digitalisierung zu einem möglichst frühen Zeitpunkt - innerhalb von 10 Tagen - nach Eingang oder Entstehung eines Dokuments erfolgen sollte. Vor allem die Finanzverwaltung ist der genannten Ansicht. Die Belege müssen vor Verlust gesichert und ihre Vollständigkeit gewährleistet werden. Ein frühes Scannen eines Dokuments erleichtert die Beweisführung.
3. Die Digitalisierung: Es muss festgelegt werden, wer für das Scannen verantwortlich ist und welche Hard- bzw. Software dafür eingesetzt wird. Kann in schwarz-weiß oder muss in Farbe gescannt werden? Wie kann der Zeitpunkt des Digitalisierens und Archivierens nachvollziehbar festgehalten werden? All das muss im Rahmen des Digitalisierungsprozesses beachtet werden. Direkt im Anschluss an den Scanvorgang sollte geprüft werden, ob die Dokumente vollständig, lesbar und auch nur genau einmal digitalisiert wurden. Mindestens eine Stichprobe muss diesbezüglich durchgeführt werden.
4. Die Archivierung: nach dem Digitalisierungsprozess ist das digitalisierte Dokument final zu speichern. Dabei muss beachtet werden, dass die Dokumente unveränderbar sein müssen. Ein Löschen aus dem Archiv darf, ohne dass dies nachvollziehbar ist, nicht durchgeführt werden. Die Finanzverwaltung fordert auch, dass die Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Das ist bei der Auswahl des Archivsystems unbedingt zu beachten.
5. Die Weiterverarbeitung: Wenn die Dokumente, wie in Schritt 2 empfohlen, frühzeitig archiviert werden, erfolgt der Prozess der Verbuchung im Anschluss an die Digitalisierung und Archivierung. Somit sollte diese Verbuchung in dem digitalen Dokument nachvollzogen werden können. Sinnvoll ist es hierbei, das digitale Dokument mit einer Buchung direkt zu verbinden. Somit erhält der Buchungssatz die „hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls“.
   Wir nutzen für unsere Mandanten DATEV Unternehmen Online (DUO) - die digitale Buchführung, die alle diese Voraussetzungen erfüllt.
6. Die Vernichtung der Papierbelege: Der abschließende Prozess des Ersetzenden Scannens ist die Vernichtung der in Papierform existierenden Dokumente. Sinnvoll ist es, diese Dokumente nach festgelegten Intervallen zu vernichten. Empfehlenswert ist, wenn das Vier-Augen-Prinzip bisher nicht durchgeführt wurde, vor der Vernichtung eine weitere Stichprobenkontrolle – durch eine dritte Person - durchzuführen, was die Lesbarkeit und die Vollständigkeit des digitalen Dokuments angeht. Ratsam ist es, die Dokumente erst einen Monat nach der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und nach erfolgter Datensicherung der digitalen Dokumente zu vernichten.

Möchten Sie gerne das Ersetzende Scannen in Ihrem Unternehmen einführen? Benötigen Sie Unterstützung und Beratung für diesen Prozess?
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Zögern Sie nicht, und rufen Sie uns an! Wir als Steuerberater-Digitalisierungsexperten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.