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News: Digitale Buchführung - was bringt mir das?

Digitale Buchführung - was bringt mir das?

In diesem Artikel will ich Ihnen einige gute Gründe nennen, die dafür sprechen, besser heute als morgen Ihr Rechnungswesen auf digitale Workflows umzustellen.

Was sind eigentlich die Vorteile einer digitalen Buchführung für Sie als Unternehmer?

Digitale Workflows im Rechnungswesen sparen Zeit, Geld und immens viel Platz!

Haben Sie mal geschaut, wie viele Ordner jedes Jahr nur für die komplette Verwaltung und das Rechnungswesen Ihres Unternehmens in Regalen und Aktenschränken landen?

Sie wissen, dass Sie diese Unterlagen 10 Jahre aufbewahren müssen. Ist das nicht der Wahnsinn, wieviel Platz für diesen langen Zeitraum benötigt wird, um diesen alten Papierkram aufzubewahren?
Raum kostet Geld, Regale und Ordner kosten Geld, das ganze Papier und der Toner für das Ausdrucken der Unterlagen kosten Geld. Da kommt jedes Jahr eine ordentliche Summe zusammen.

Klar Speicherplatz kostet auch Geld und auch Server und die IT-Infrastruktur kosten Geld. Aber haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wenn im worst case alle Papierunterlagen bei einem Feuer vernichtet werden oder wenn Sie alte Unterlagen in einem Keller aufbewahren und das ganze durch Hochwasser vernichtet wird? Was machen Sie dann? Sie kommen doch nie mehr an alle diese Belege dran!

Hohe Datensicherheit in der Cloud!

In einem revisionssicheren Archiv, in der Cloud trägt der Anbieter Sorge dafür, dass alles redundant abgesichert wird. Das heißt, Ihre Daten werden immer in gespiegelter Form vorgehalten. Diese Art der Speicherung ist für Sie viel sicherer als das, was man in Zeiten, in denen es solche Möglichkeiten noch nicht für kleines Geld gab, je hatte.

Schluss mit dem endlosen Suchen von Dokumenten und Mails!

Haben Sie sich mal den Spaß gemacht und zusammengerechnet, wieviel Zeit Ihre Mitarbeiter und Sie selbst mit dem Suchen von Belegen verbringen? Sie werden erstaunt sein, wie viele Stunden pro Mitarbeiter da jedes Jahr drauf gehen. Zeit, die unproduktiv ist und angesichts der hohen Arbeitsbelastung eigentlich auch viel zu kostbar. Durch die digitalen Möglichkeiten in der Cloud, durch Dokumenten-Management-Systeme oder durch E-Mail-Archivierung wird das Suchen und vor allen Dingen das Auffinden von Dokumenten und Schriftverkehr viel einfacher und in der Regel auch viel schneller als in einer analogen Welt.

Smarte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater!

Was die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater angeht, so entfällt für die monatliche Fahrt zum Steuerberater, nur um einen Ordner abzugeben und den alten Ordner wieder abzuholen. Und meist haben ohnehin irgendwelche Belege gefehlt, die dann im nächsten Monat nachgereicht werden müssen, also in einem Ordner abgeheftet sind, wo sie eigentlich nicht hingehören. Ich glaube, Sie wissen ganz genau wovon ich spreche.

Ein leidiges Thema, von dem jeder, der die alte analoge Welt in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater seit Jahrzehnten kennt, ein Lied singen kann.

Digitalisierung ist Chefsache!

Wenn Sie selbst mal darüber nachdenken, wie Ihre Prozesse bisher in analoger Form ablaufen und welche Möglichkeiten, digitale Workflows bieten, dann werden Sie als Unternehmer nicht mehr lange zögern, und dieses Projekt endlich in Angriff nehmen. Auch wenn es anfangs nicht leicht sein wird. Je konsequenter die eigene Digitalstrategie gedacht, umgesetzt und konsequent von allen im Unternehmen gelebt wird, umso schneller gehen die neuen Prozessabläufe in Fleisch und Blut über und werden für alle selbstverständlich. Als Chef gilt es mit gutem Beispiel voran zu gehen.

Ich habe es in all den Jahren, in denen ich schon Umstellungsprozesse begleite, noch nie erlebt, dass jemand wieder die Rolle rückwärts gemacht hat, und digitalisierte Prozesse wieder auf analoge Prozesse zurückgedreht hätte.

Fangen Sie an – zögern Sie nicht und starten Sie damit, die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater als digitalen Prozess umzustellen. Es geht leichter als Sie denken!

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