Archivierungsfristen - Diese Unterlagen dürfen Sie ab Januar 2017 vernichten

10. Januar, 2017

Jedes Jahr auf´s Neue stellt sich die Frage nach den Archivierungsfristen und welche Unterlagen der zurück liegenden Jahre in den Shredder können.

Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.

Konkret: Diese Unterlagen können ab Januar 2017 weg

Ab 1. Januar 2017 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2010 oder zuvor erstellt wurden.

Aus dem Jahr 2006 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

Das gilt es jedoch zu beachten:

Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt.

Folgendes Beispiel soll das verdeutlichen: Wenn 2006 die letzte Buchung für 2004 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2017 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2004 vernichtet werden.

Fazit:

Oftmals müssen Unterlagen länger als die gesetzlich vorgeschriebenen 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Bewahren Sie daher Unterlagen und Dateien lieber ein oder zwei Jahre länger auf als berechnet, um auf Nummer sicher zu gehen.


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