Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachtet werden:
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
Datenzugriff
Prüfbarkeit digitaler Belege
Elektronische Rechnungen: Format und Lesbarkeit
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Praxis-Tipp: Speichermedium darf nicht veränderbar sein
Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.
Wichtig: E-Mail muss nicht zwingend gespeichert werden
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer Email gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.
Quelle: Haufe