Archivierung elektronischer Daten: Wichtiges rund um E-Mail Archivierung & Co.

20. Juli, 2017

Im Folgenden haben wir Ihnen einige der wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten zusammengestellt.

Manchmal schicken mir die Lieferanten Rechnungen per E-Mail (als PDF-Anhang), ansonsten läuft noch alles über Papier. Muss ich nun ein DMS anschaffen?

Wenn es nur um die Frage der E-Mail-Archivierung geht, wäre ein professionelles DMS sicher nicht die beste Wahl und als Lösung überdimensioniert.

Hier ist ein Programm zur rechtssicheren Archivierung von E-Mails, das die Unveränderbarkeit sicherstellt und einen Index ermöglicht, die beste Lösung.

Zu beachten ist allerdings, dass auch geschäftliche E-Mail-Korrespondenz unter die Archivierungspflicht fallen kann. Das betrifft alle E-Mails, die der Vorbereitung, der Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung von Geschäften dient.

Der Rechnungsverkehr (Ein- und Ausgang) per E-Mail hat in letzter Zeit stark zugenommen. Die Ablage erfolgt bisher im E-Mail-Programm, geordnet nach Namen. Durch die Suchfunktion ist auch alles sehr gut zu finden.

Diese Lösung ist kritisch zu sehen, da die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht gewährleistet ist, auch können nachträgliche Änderungen nicht dokumentiert werden.

Gerade bei einem hohen Volumen sowohl des Rechnungseingangs als auch Rechnungsausgangs sollte zumindest eine GoBD-konforme Archivierungslösung für den E-Mails-Bereich in Erwägung gezogen werden. Zusätzlich sollte allerdings auch über die Anschaffung eines DMS nachgedacht werden, da dieses sich für die Verwaltung größerer Datenmengen tendenziell besser eignet als eine E-Mail-Archivierungslösung.

Bis wann müssen die Reglungen der GoBD eigentlich umgesetzt werden?

Die GoBD gelten schon seit dem 01.01.2015. Übergangsfristen gab es nicht, strenggenommen müssten die Reglungen längst umgestellt sein.

Welche Folgen hat es, wenn ein Betriebsprüfer Mängel in der elektronischen Buchführung feststellt?

Hier kommt es darauf an, als wie schwerwiegend der Verstoß zu werten ist und welches Ausmaß er hat. Regelmäßig führen oft erst mehrere Verstöße zusammengenommen dazu, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Ganzen verworfen wird.

Die Folge hiervon wäre eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die regelmäßig ungünstig für den Steuerpflichtigen ist und Mehrsteuern führt. Wenn der Mangel sich auf einen abgegrenzten Teilbereich der Buchführung bezieht, ist auch eine Teilschätzung möglich.

Darüber hinaus kann es möglicherweise Schwierigkeiten bei der Anerkennung des Vorsteuerabzugs geben, wenn elektronische Rechnungen nicht richtig archiviert worden sind. Dies kann dazu führen, dass ein Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder zumindest notwendige Korrekturen durch geänderte Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärungen erforderlich werden.

Da das Thema GoBD erst jetzt intensiver in Betriebsprüfungen diskutiert wird, wird sich auch erst in den nächsten Jahren zeigen, wie die Rechtsprechung auf Einzelfragen reagiert.

Wie können Sie als Steuerberater mein Unternehmen hinsichtlich der elektronischen Buchführung und Archivierung unterstützen?

Wir Steuerberater sehen unsere Aufgabe insbesondere als Vermittler zwischen den speziellen steuerlichen Anforderungen der GoBD und der technischen Umsetzung durch entsprechende Anbieter. Aus unserer Sicht ist es in einem ersten Schritt sinnvoll, Ihren Bedarf zu klären und aufzudecken, wo konkret in Ihrem Unternehmen mögliche Risiken hinsichtlich der Umsetzung der GoBD bzw. der elektronischen Archivierung liegen.

In einem nächsten Schritt gilt es, für Sie die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Bei der Entscheidungsfindung sind auch Kosten und Nutzen der entsprechenden technischen Lösungen sowie Ihr interner Aufwand zu berücksichtigen. Gerne unterstützen wir Sie dabei und erarbeiten mit Ihnen ein entsprechendes Konzept.


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